新人網站總監的應對指南｜估價・保固契約・進行方式的思考方式

此篇的作者為 GEAR8 JP 的 Web Director* 待島亘。

註：Web Director 是由日本延伸來台灣的網站總監職位，類似於台灣專案管理及專案企劃工作，Web Director 負責專案的整體走向，以更廣闊的視角帶動專案，需在各種場合擔任溝通、進度掌握以及利益評估的角色，是專案中不可或缺的存在。

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在成為正式的網站總監之後，一開始被交付的工作，往往會是「既有網站的修正處理」。 想必新人一定有這樣的困擾吧，例如「明明只是改一行文字，到底該怎麼估價？」「保固契約跟單次估價，要怎麼區分使用？」，這種令人苦惱的時候該怎麼衡量工時與預算呢，本篇文章會告訴你各種可以注意的地方，以及著手的方式和思考的方向，那就開始吧！

「這個數字只是要換成新的價格而已，可以馬上幫我改一下嗎？」

從事網站製作相關工作時，幾乎每天都會收到這種「小修小改」的諮詢。因為作業看起來幾分鐘就能完成，所以會想脫口說出「好的，馬上幫您處理！」，這種心情我非常能理解。

但是，網站總監的職責，並不只是「盡快修好」而已。 估價是否合理、風險有沒有排除、團隊與外包的工時是否能掌握，最重要的是，整個流程是否能讓客戶感到放心。能不能擁有這些視角，會大大影響工作的品質。

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這篇文章，將針對新人網站總監，整理以下內容：

• 估價與最低收費的思考方式
• 內部製作與外包，會如何改變專案成本
• 在接下修正委託之前，應該先確認的重點
• 使用專案管理工具進行任務管理的訣竅

1. 隱藏在「只改一行字」背後，網站總監需要考量的風險

從客戶的角度來看，只是改一個數字、換一句文案，畫面上的變化看起來非常小。但是，從網站總監的角度來看，前後會連帶產生以下這些工作：

• 接收委託並整理內容重點
• 確認修改的是哪個頁面、哪個檔案
• 向相關成員（公司內部的設計師、工程師，視情況也包含外部夥伴）共享規格書
• 在測試環境確認網頁顯示與運作狀況
• 反映到正式環境之後，進行最終確認，並向客戶做修正報告與必要的說明

即使修正作業本身不到一小時，溝通與確認所花費的時間，常常和整體作業時間差不多，甚至更多。

如果只看作業時間來收費，例如「30分鐘的話，大概收個◯元就好」，就容易發生以下狀況：

• 只要追加修正或多來回確認一次，馬上就會超出預估工時
• 會留下「這種程度的修改，這家公司願意便宜做」的印象
• 一旦將工作外包，公司的利潤就會直接消失

對新人網站總監來說，重要的是要這樣理解：

修正委託＝「看得見的作業」＋「看不見的溝通與確認」的雙重組合

2. 最低收費與網站修正的估價、單價設定

因應上述的原因，許多製作公司會設定最低收費。

不管多小的修正，都把「掌握委託內容、確認對象範圍、下達指示、測試確認、正式上線、報告」這整套流程，視為一個「套組」，收取一定的金額。

舉例來說：每次輕微修正，公司內部設定「不低於◯元」，或是依照內容與頻率，事先制定金額範圍的規則。

比起金額本身的絕對值，更重要的是，團隊內部要對「這個流程要花多少功夫」有共同的認知。

為什麼細項追加估價的做法行不通，實務上，常常會發生以下情況：

照最初的指示修正完之後，「仔細看了一下，還有別的地方也想改」、「不好意思，數字有點不太對，再改一個地方就好…」每次都要重新報價，對客戶與製作方來說都是壓力，也容易給人「細項也要一直計費」的印象。

因此，如果事先約定好「輕微修正，在◯元的範圍內，包含『數次微調整』」，就能在這個範圍內吸收「小小的追加修正」，而當對象增加或內容有大幅變動時，則另外協商，這樣對客戶及製作公司來說，收費的界線會更容易劃分。

最低收費，並不是為了「敲詐」，而是透過事前訂好規則，讓客戶與公司內部都能用清楚易懂的方式遵守約定的機制。

3. 內部製作還是外包？掌握成本的思考方式

另一個需要留意的點是，「由誰來作業」會改變成本的結構。

由公司內部的設計師或工程師處理時，產生的成本有時不容易被看見。但即便如此，因為是用其他案件的時間來處理，本質上仍然是在使用公司的資源。

另一方面，若委託外部合作夥伴時，則需一併考慮：

• 支付給對方（外包廠商）的金額
• 自家公司的利潤（要留下多少）
• 與外包溝通所花費的時間成本

常見的失敗模式，是向客戶收取的金額，跟支付給外包的金額幾乎相同。這樣公司就沒有利潤，跟外包溝通所花的時間也無法回收。

身為新人網站總監，可以用以下視角，觀察前輩或主管所製作的估價單：

這次修正，前提是公司內部處理嗎？ 如果有外包參與，估價中是否包含了這部分的溝通時間？

漸漸地，就能看出估價單「背後的思考方式」。

4. 網站修正委託的進行方式｜新人網站總監的對應流程

那麼，實際接到修正委託時，總監應該確認什麼呢？ 接下來，依序看看在動手之前的檢查重點。

4-1. 作業範圍的確認

收到類似「請將這個商品名稱改成新的名稱」、「請更改價目表的呈現方式」的委託時。

先在動手修改眼前這一個頁面之前，先停下來想一下：

• 是否還有其他使用相同資訊的頁面、PDF或部落格文章
• 管理後台或資料庫中，是否也紀錄了同樣的資訊

至少養成這樣向客戶再次確認的習慣：「這次的修正，僅限◯◯頁面就可以了嗎？ 如果其他頁面或資料中也有相同的資訊，再請您告知是否需要一併更新」。

如此一來，就能大幅降低事後被客戶詢問「這裡怎麼沒改」的風險。

4-2. 時程的確認

像是「請在◯月◯日之前換成新的圖片」、「想配合活動開始時換上新文案」這類委託，也不能只單看期限，就認為「在截止日期之前改好就好」。

要確認：

• 從什麼時候開始可以公開新資訊
• 是否需要事前公告的期間
• 與店面公告、公司內部公告等其他管道之間的一致性

舉例來說，是要在活動開始日的凌晨0點整切換，還是前一天就可以先公告。透過仔細地對齊這些細節，客戶也能更容易達成自己公司內部的協調，並將對使用者體驗的影響降到最低。

4-3. 修改意圖的確認（善用截圖工具）

當涉及版面或位置變更的委託，光靠文字指示，常常會出現解讀上的差異。例如「請在不破壞整體平衡的前提下，把這個往上移」、「想把這個按鈕的位置，移到比較顯眼的地方」。

收到這類委託時，用 Gyazo* 等截圖工具，分享目前畫面的截圖，並確認：「這個部分，是要移動到這個位置的意思，這樣理解對嗎？」。這樣的做法既快速又安全。

也就是先在畫面上，把雙方腦中的想像對齊，再開始動手作業。藉此減少來回成本，並提升對應速度。

*Gyazo 是一款螢幕截圖軟體，可以自由截圖錄影，並產生網址分享圖片的溝通工具。

4-4. 測試環境 → 正式環境的兩階段

如果可以的話，基本流程是：

• 在測試環境進行修正
• 在測試環境中，由自家公司與客戶雙方確認
• 若沒有問題，再反映到正式環境

也有因客戶端要求「測試確認可以省略，請直接反映到正式環境」的案例，但即便如此，公司內部也應該先在驗證環境檢查一次後才反映到正式環境，或是先備份再進行作業，準備好不會影響到使用者端的防護措施，這點很重要。

4-5. 負責人變更時，要「規則盤點」

當客戶端的負責人變更時，過去靠合作累積下來的「習慣做法」會被重置一次。

像是測試環境的確認流程、從估價到開始作業的步驟、修正內容的共享方式（信箱、聊天工具、專案管理工具等等），重新把這些內容整理並共享一次，做一次「規則盤點」，就能減少「前任負責人時是這樣做的」這種認知造成的落差。

建議新人網站總監不要用「之前就是這樣」簡單帶過，而是試著用自己的文字說明一次，這樣也有助於整理自己的思路。

5. 網站總監業務的契約形式｜單次報價與維護合約的區分

修正對應的方式，大致可以分為「單次報價」與「固定合約（定額）」兩種模式。

5-1. 單次報價

每次有委託發生時，都先詢問客戶委託內容，向客戶提出「這次的作業量大概是這樣，所以是這個金額」的估價，經過雙方確認後再開始作業的報價方式。

當每個案件的內容或工作量差異很大，或是混合了版面變更、功能新增等比較重的作業時，這種方式較容易做到公平。但另一方面，即使是輕微修正，每次也都需要估價與確認，溝通的時間與成本會增加。

5-2. 固定合約（定額制）

每月先收取事先約定好的金額，在這個範圍內，統一處理文字修正、圖片替換等作業。舉例來說：

每月◯次以內的輕微修正，以月費◯萬元處理，大概是這樣的概念。

對客戶來說，會有「小修小改可以輕鬆提出」、「不用每次都確認金額」的安心感。對製作方來說，也比較容易做出「範圍內的修正，可以立即著手」、「大型改版另外估價」的區分。

重要的是，盡可能具體訂定合約對應的範圍。

像是文字替換、現有圖片更換等包含在對應範圍內，但是大幅變更版面或新增頁面等作業則為單次估價，這樣的界線，務必在合約中用文字記錄下來。

身為新人網站總監，可以和前輩一起思考「這位客戶的委託模式，比較適合哪種契約」、「劃出什麼樣的界線，雙方才能愉快地長期合作」，這樣就能拓展提案的彈性。

6. 使用Backlog的任務管理、進度管理訣竅

不管內容與估價的思考方式多麼完善，如果任務管理曖昧不清，最後還是會手忙腳亂。這裡就以使用專案管理工具 Backlog 為前提，介紹一些網站總監使用的小技巧。

6-1. 用親子課題拆解任務

在一個修正委託當中，常常會包含：

• 顯示文字的變更
• 管理後台的更新
• 設計的微調整
• ……多項作業。

如果都用同一個課題來管理，常常會出現「只完成一部分，不知道能不能標記為完成」、「不小心漏掉了其中一項」的情況。

因此，將其分為：詳細說明委託內容的「親議題」，以及依各細項作業區分的「子議題」。

這樣的結構，就能一目了然地看出每項作業的進度到哪裡、由誰負責。由於 Backlog 的親子課題只能有兩層（無法再建立「孫議題」），請以此為前提，思考拆分方式。

6-2. 用 checklist 將「完成條件」確切寫下

一個議題當中，經常會包含「測試環境確認」、「正式上線後再確認」、「向客戶報告」等多個步驟。這種情況，可以在課題的說明欄中，寫上簡單的 checklist，會很方便。例如：

• 測試環境的顯示確認（電腦・手機）
• 正式上線後的最終確認
• 向客戶的完成報告

像這樣，用文字定義出「做到這裡就算完成」的標準線，能減少各項作業負責人之間的認知落差，也更方便交接。

6-3. 用課題範本，省略「每次都要重複的說明」

像是流量分析報告的製作，或是每月固定的例行更新等，做法幾乎已經固定的任務，可以事先設定成「課題範本」。

在範本中先寫好需要參照的 Spreadsheet 網址、交付物的儲存資料夾、報告時一定要提到的重點等，這樣就算是新人網站總監，也能達到「照這個流程做就不會出大錯」的狀態。

7. 新人網站總監容易卡關的重點整理

從新人或是想成為網站總監的人身上，經常有以下這類問題：

• 網站文案修正，應該以什麼範圍當作一個套組來估價
• 即使是輕微修正，是該採用單次估價，還是用月付維護合約統一處理
• 內部製作與外包，單價跟對應速度會有什麼不同
• 使用專案管理工具時，要如何拆解、管理修正任務，才能避免遺漏

這篇文章，就是針對這些問題，整理出「實務上的思考方式」與「進行上的小技巧」，作為其中一種解答。不需要一次就把所有事情都做到完美，只要一點一點實踐，就能逐漸成為讓客戶與團隊都能安心交付工作的網站總監。

8. 結語：不讓人不安、不讓人迷惘、不讓人等待的總監工作

到目前為止介紹的內容，每一項都不只是為了守住自己的工時與利潤，同時也是：

• 不讓客戶感到不安
• 讓從委託到完成的流程清晰易懂
• 不論何時收到委託，都能維持一定的品質與速度

這些「幕後的小技巧」，對新人網站總監來說，重要的並不只是「快速修好」、「便宜處理」。確實確認後再行動，做好必要的說明，同時留意萬一發生的風險並推進工作，這樣一點一滴累積下來，就能建立起「交給那位總監就放心」的信賴感。

下次收到「小修小改」的委託時，如果能想起這篇文章中提到的任何一個重點，那就太好了。

9. 給對 GEAR8 感興趣的朋友

GEAR8 不定期迎接新夥伴的加入。 目前雖然沒有大規模招募，但是：

• 未來想擔任網站總監或參與設計的現場工作
• 對以北海道＆亞洲據點為基地，與客戶長期並肩合作的工作感興趣

如果有這樣想法的朋友，歡迎瀏覽我們的招募資訊。

招募相關資訊，整理在 GEAR8 的網站上：

• 招募資訊頁面（https://gggggggg.jp/recruit）
• 台灣分公司招募資訊（https://www.yourator.co/companies/gear8）
• 台灣經理介紹 GEAR8 台灣（https://gggggggg.jp/summit/15339）

不論是怎樣的工作方式、參與了什麼專案，都可以先抱著收集資訊的心情看看。如果未來某個時機能夠一起工作，會是非常令人開心的事。